Gründung GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Einleitung

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (UG) sind beliebte Rechtsformen zur Gründung eines Unternehmens. Beide Gesellschaftsformen zeichnen sich durch die Beschränkung der Haftung auf das Gesellschaftsvermögen aus, wodurch das Privatvermögen der Gesellschafter geschützt wird. Suchen Sie einen Notar für die Gründung einer GmbH?

Rufen Sie uns gerne an, nutzen unser Onlineformular oder unseren „klassischen Fragebogen“ zum Download oder Ausdrucken.

Die GmbH ist insbesondere für mittelständische Unternehmen die erste Wahl. Mit einem erforderlichen Stammkapital von mindestens 25.000 Euro steht sie für Seriosität und Vertrauenswürdigkeit. Das Stammkapital einer GmbH dient als wirtschaftliche Basis und Haftungsgrenze für Gläubiger. Bei der Gründung der GmbH ist es ausreichend, wenn mindestens die Hälfte des gesetzlichen Mindeststammkapitals, also 12.500 Euro, eingezahlt wird. Als juristische Person kann die GmbH selbst Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen, klagen und verklagt werden. Die Gesellschafter einer GmbH sind durch ihre Einlagen am Kapital mit Geschäftsanteilen der Gesellschaft beteiligt und haben in der Regel entsprechende Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung.

Die „kleine Schwester“ der GmbH ist die Unternehmergesellschaft oder UG (haftungsbeschränkt), oft auch als „Mini-GmbH bezeichnet. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine besondere Form der GmbH (§ 5a GmbHG), die  mit einigen Besonderheiten bei der Kapitalaufbringung (keine Sachgründung, Volleinzahlung) und der Verpflichtung, die Hälfte des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen. Sie kann dafür theoretisch bereits mit einem Stammkapital von nur einem Euro gegründet werden.  Diese Flexibilität beim Stammkapital macht sie besonders für Start-ups und junge Gründer interessant. Wir raten allerdings dazu, das Stammkapital mindestens mit 1000 Euro anzusetzen, um die Gründungs- und Anlaufkosten zu decken.

Schritte zur Vorbereitung und Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) bei einem Notar

Entscheidung und Vorbereitung: Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie allein oder mit Geschäftspartnern gründen wollen. Wählen Sie die Firma (also den Namen der Gesellschaft), der die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, und bestimmen den Sitz. Wir empfehlen vorher eine Google-Recherche und eine Recherche im Handelsregister und ggf. sogar in Markenregistern durchzuführen, um eine Verwechslungsgefahr mit anderen Kennzeichen nach der Gründung zu vermeiden. Planen Sie zudem die Kosten und legen Sie das Stammkapital fest. Das Stammkapital muss nicht für immer gebunden auf einem Konto liegen, es kann für das Unternehmen verwendet werden.

Gesellschaftervertrag:  Nehmen Sie zu einem Rechtsanwalt oder Notar Kontakt auf und stimmen Sie den Gesellschaftsvertrag ab. Die Kosten der Erstellung des Gesellschaftsvertrages gehen in den Beurkundungskosten auf. Nutzen Sie zur Vorbereitung gerne unsere Fragebögen:

Beurkundung: Bei dem Notartermin zur Gründung der GmbH wird das Gründungsprotokoll beurkundet, der Gesellschaftsvertrag festgestellt und zugleich der oder die ersten Geschäftsführer berufen. In der Regel unterzeichnet der Geschäftsführer dann auch die Anmeldung zum Handelsregister, die der Notar aber erst dann einreichen soll, wenn das Stammkapital in der festgelegten Höhe bewirkt wurde. Bereits mit Abschluss der Beurkundung entsteht eine Vorgesellschaft, die im Rechtsverkehr mit einem entsprechenden Zusatz („i.G.“ = in Gründung) auftreten kann.

In den meisten Fällen ist es dennoch sinnvoll (und vertretbar) die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister abzuwarten, um die so genannte Vorbelastungshaftung (auch Unterbilanzhaftung oder Differenzhaftung genannt) zu vermeiden. Die Eintragung kann in vielen Fällen nur wenige Tage nach der Einzahlung des Stammkapitals erfolgen.

Wenn in dem Zeitraum zwischen Beurkundung und Eintragung Verbindlichkeiten entstehen, die dazu führen, dass das Stammkapital der GmbH bei ihrer Gründung nicht mehr den tatsächlichen Wert des Gesellschaftsvermögens widerspiegelt, haften die Gesellschafter, die der vorzeitigen Geschäftsaufnahme zugestimmt haben, anteilig für den Ausgleich. Diese Verpflichtung betrifft zunächst nur das Innenverhältnis zwischen den beteiligten Gesellschaftern und der GmbH; der Anspruch kann in einem späteren Insolvenzverfahren allerdings auch von dem Insolvenzverwalter geltend gemacht werde und unter bestimmten Umständen kann sogar eine unmittelbare Ausfallhaftung entstehen.

Kapitaleinzahlung und Konto: Erst nach der Beurkundung eröffnen Sie ein Geschäftskonto und zahlen Sie das Stammkapital ein. Wenn das Stammkapital auf dem Konto vollständig eingegangen ist, senden Sie uns den Kontoauszug. Wie werden dann (wie im Treuhandauftrag vorgesehen) den nächsten Schritt einleiten.

Handelsregistereintragung: Die notariell beglaubigte Handelsregisteranmeldung wird von uns elektronisch beim zuständigen Registergericht eingereicht. Das Handelsregister sendet Ihnen eine Kostenaufforderung für die Gerichtskosten zu.  Achten Sie darauf, dass spätestens zu diesem Zeitpunkt der Briefkasten mit der inländischen Geschäftsanschrift richtig und vollständig beschriftet ist, sodass die Kostenaufforderung des Handelsregisters auch bei Ihnen ankommen.  Dazu sollten Sie bereits vor der Beurkundung festlegen, ob es sich um eine sogenannte c/o-Adresse oder um eine eigenständige Geschäftsanschrift handelt.

Achtung: Bitte achten Sie vor der Überweisung von Zahlungsaufforderungen darauf, dass es sich auch um die originären Schreiben des Registergerichts handelt. Es kursieren zahllose Betrugsanschreiben, die Sie beispielsweise an der IBAN (belgische oder andere ausländische Kontonummer) erkennen können oder auch daran, dass das Landeswappen nicht mit dem Sitz des Registergerichts übereinstimmt. Im Zweifel fragen Sie bitte beim Handelsregister nach.

Gewerbeanmeldung, Finanzamt und Steuern: Nach der Eintragung ins Handelsregister melden Sie Ihr Gewerbe an. Die Gesellschaft muss außerdem beim Finanzamt eine Steuernummern einholen. Dabei unterstützt Sie in der Regel der Steuerberater.

Weitere Anmeldungen und Genehmigungen: Je nach Geschäftsbereich müssen Sie eventuell Versicherungen abschließen oder spezielle Genehmigungen einholen.

Betriebsnummer: Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine Betriebsnummer, die Sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen können.

Start des Geschäftsbetriebs

Häufige Fragen (FAQ) bei der Gründung einer GmbH oder UG

Bei der Gründung einer GmbH oder UG treten oft ähnliche Fragen auf. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Anliegen:

1. Was ist der Hauptunterschied zwischen einer UG und einer GmbH? Der wesentliche Unterschied ist das erforderliche Stammkapital. Während für eine GmbH ein Mindeststammkapital von 25.000 € notwendig ist, kann eine UG bereits mit 1 € gegründet werden.

2. Welche Haftung haben die Gesellschafter bei einer UG oder GmbH? Die Gesellschafter haften im Grundsatz bei beiden Gesellschaftsformen ausschließlich mit ihrer Kapitaleinlage und nicht mit ihrem Privatvermögen, solange Sie die „Spielregeln“ (Kapital- aufbringungs- und erhaltungsregeln, keinen Missbrauch) der Rechtsform beachten, die Ihnen der Notar in der Beurkundung gerne erläutert. Bringen andere Gründer „ihr Kapital“ nicht auf, trifft die Mitgründer dafür eine Haftung. Die Haftung der Geschäftsführer ist in zahlreichen Sondervorschriften geregelt.

3. Wie läuft die Gründung einer UG oder GmbH ab? Die Gründung erfolgt – wie vorstehende beschrieben – durch die notarielle Beurkundung, Aufbringung des Stammkapitals  und die anschließende Eintragung ins Handelsregister.

4. Welche Kosten fallen bei der Gründung an? Zu den Gründungskosten zählen die Notarkosten und die Gebühren für die Handelsregistereintragung und eventuelle Beratungskosten. Die Notar- und Gerichtskosten hängen von der Höhe des Stammkapitals und der Anzahl der Gesellschafter ab. Bei einer „normalen“ Gründung würden sich die Notarkosten beispielsweise wie folgt berechnen:

Gründung mit einem Gesellschafter:

notarielle Tätigkeit	Geschäftswert	Gebühr
Beurkundung Gründung	30.000,00	125,00
Beurkundung Gesellschafterbeschluss	30.000,00	250,00
Vollzugsgebühr	60.000,00	96,00
Beglaubigung Handelsregisteranmeldung	30.000,00	62,50
Vollzugsgebühr	30.000,00	25,00
Betreuungsgebühr	30.000,00	62,50

Gründung mit mehreren Gesellschaftern:

notarielle Tätigkeit	Geschäftswert	Gebühr
Beurkundung Gesellschafterbeschluss mit Gründung	60.000,00	384,00
Vollzugsgebühr	60.000,00	96,00
Beglaubigung Handelsregisteranmeldung	30.000,00	62,50
Vollzugsgebühr	30.000,00	25,00
Betreuungsgebühr	30.000,00	62,50

jeweils zzgl. Auslagen und Umsatzsteuer, ggf. Nebengebühr für Beurkundung in fremder Sprache etc.

5. Welche laufenden Pflichten bestehen für UG und GmbH? Beide Gesellschaftsformen sind unter anderem verpflichtet, jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen und diesen im Handelsregister einzureichen sowie die Buchführungspflichten zu erfüllen.

6. Wie kann eine UG in eine GmbH „umgewandelt“ werden? Die Umwandlung einer UG in eine GmbH ist unproblematisch: Dafür muss nicht etwas das Umwandlungsgesetz bemüht werden, es genügt, wenn das Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht wird. Dabei werden der Gesellschaftsvertrag und die Firma (GmbH statt UG) angepasst. Theoretisch gibt es sogar die Möglichkeit, dass Kapital aus Gesellschaftsmitteln – also aus den angesparten Mitteln – zu erhöhen. Bei diesem Verfahren wäre aber ein Werthaltigkeitsnachweis erforderlich, der in der Regel über ein Wirtschaftsprüfergutachten zu erbringen ist. Die Kosten für ein solches Gutachten betragen mehrere tausend Euro.

Die Praxis bevorzugt deshalb die Kapitalerhöhung durch neue Einlagen der Gesellschafter. Die Gesellschafter verpflichten sich, der Gesellschaft weiteres Stammkapital zuzuführen. Das Stammkapital wird auf 25.000 € erhöht, wobei es wie bei der Gründung einer GmbH genügt, nur 12.500 € einzuzahlen. Wird das Stammkapital auf 25.000 € erhöht und in eine GmbH „gewechselt“ stehen den Gesellschaftern auch die Sachgründungsvorschriften zur Kapitalaufbringung offen.

7. Welche Gesellschaftsform ist für mein Vorhaben besser? Die Wahl zwischen UG und GmbH hängt von Faktoren wie Kapitalverfügbarkeit, gewünschter Haftungsbeschränkung und der Reputation bei Geschäftspartnern ab. Startups und kleine Unternehmen wählen oft die UG (haftungsbeschränkt), während die GmbH durch das höhere Stammkapital mehr Kreditwürdigkeit vermittelt. Für eine reine Holding, wie sie im Start-up-Bereich als Gründervehikel üblich ist, genügt in der Regel eine einfache UG (haftungsbeschränkt).

8. Gibt es steuerliche Unterschiede zwischen UG und GmbH? Steuerlich werden beide Gesellschaftsformen gleichbehandelt und unterliegen der Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und gegebenenfalls der Umsatzsteuer.

9. Ist es nicht besser eine UG/GmbH im vereinfachten Verfahren zu gründen?

Die Gründung einer GmbH/UG im vereinfachten Verfahren erfordert die Nutzung eines Musterprotokolls. Das Musterprotokoll ersetzt den Gesellschaftsvertrag und gilt zugleich als Gesellschafterliste. Das vereinfachte Verfahren ist in der Praxis allerdings nur eingeschränkt für wenige Anwendungsfälle brauchbar. Dieses Verfahren bietet zwar Kostenvorteile, die Nutzung des Musterprotokolls hat jedoch auch Nachteile:

• Die Gründung im vereinfachten Verfahren ist nur bei Bargründungen mit maximal drei Gesellschaftern und nur einem Geschäftsführer, der zudem von § 181 BGB befreit sein muss, möglich.
• Mehrere Geschäftsführer sieht das Musterprotokoll nicht vor.
• Sachgründungen (z.B. Einbringung eines bestehenden Unternehmens ) sind mit dem Musterprotokoll nicht möglich (bei der UG ohnehin nicht).
• Der bestellte Geschäftsführer erhält keine satzungsmäßigen Geschäftsführungsrechte und seine Abberufung kann einfach erfolgen.
• Das Musterprotokoll lässt keine individuellen Regelungen zu. Es  fehlen gänzlich Regelungen, die bei Mehrpersonengesellschaften für zwingend gehalten werden, z.B. Regeln über die Beschlussfassung, elektronische Beschlussfassung außerhalb von Gesellschafterversammlungen, Einziehungsregeln, Regelungen zum Erbfall, die Vinkulierung der Geschäftsanteile (Knüpfung der Abtretbarkeit von Anteilen an die Zustimmung der Gesellschafter) usw.

Eine Abweichung vom Musterprotokoll führt zum Verlust der kostenrechtlichen Vorteile. Selbst minimale textliche Änderungen sind nur unter strengen Bedingungen zulässig, und signifikante Änderungen erfordern eine vollständige Neufassung der Satzung oder die Nachreichung einer Gesellschafterliste zur Heilung einer fehlerhaften Gründung.